Trong quá trình xuất nhập khẩu, có một loạt các chứng từ được sử dụng để ghi lại và quản lý các giao dịch thương mại quốc tế.

Xuất nhập khẩu cần những chứng từ gì?

Trong thương mại quốc tế, có nhiều loại chứng từ được sử dụng để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ diễn ra một cách trơn tru và đáng tin cậy. Dưới đây là một số chứng từ phổ biến trong lĩnh vực này:

Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu (Purchase Order/ Sales Contract):

• Hợp đồng xuất nhập khẩu là tài liệu quan trọng xác định các điều khoản và điều kiện của giao dịch thương mại giữa bên mua và bên bán. Hợp đồng này thường được ký kết giữa bên mua và bên bán trước khi bắt đầu giao dịch.
• Nó chứa các điều khoản và điều kiện quan trọng như giá cả, số lượng, chất lượng hàng hóa, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.
• Hợp đồng này không chỉ là một cam kết mua bán mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp trong trường hợp có mâu thuẫn phát sinh. Hợp đồng xuất nhập khẩu cung cấp một cơ sở pháp lý cho việc thực hiện giao dịch một cách minh bạch và minh bạch.

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

• Hóa đơn là một tài liệu cần thiết trong quá trình xuất nhập khẩu dùng để thanh toán và là bằng chứng về giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ được giao dịch.
• Thông tin trên hóa đơn bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, giá cả, giá trị tổng cộng, và các chi phí phát sinh khác như phí vận chuyển, bảo hiểm; và thuế. Nó cung cấp thông tin chi tiết về giá cả của hàng hóa; thuế và các chi phí phụ khác liên quan đến giao dịch.
• Hóa đơn cũng là tài liệu quan trọng cho việc xác định giá trị hàng hóa để tính thuế và phí hải quan. Hóa đơn là một bản ghi chính xác và hợp lệ về giao dịch thương mại và thường được yêu cầu bởi các bên mua và bán; cũng như các cơ quan quản lý quốc gia.

Packing List (Danh Sách Đóng Gói):

Đây là tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu cho việc kiểm tra và đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói một cách an toàn và hiệu quả để tránh hỏng hóc hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.

• Danh sách đóng gói là một tài liệu chi tiết mô tả về cách thức đóng gói hàng hóa trong một lô hàng; cung cấp Thông tin trên danh sách đóng gói bao gồm số lượng các mặt hàng, trọng lượng; kích thước, và mô tả chi tiết về từng gói hàng; Nó thường bao gồm mô tả của từng gói hàng; số lượng, trọng lượng, kích thước và các thông tin khác về đóng gói.
• Thông tin chi tiết về các mặt hàng được đóng gói và vận chuyển trong một lô hàng.

Bill of Lading (Vận Đơn):

Vận đơn cũng là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu để chứng minh quyền sở hữu của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và là cơ sở để yêu cầu thanh toán từ bên mua.

• Vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Nó là một tài liệu pháp lý chứng nhận việc bên vận chuyển đã nhận; và cam kết vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến.
• Nó là bằng chứng về việc giao nhận hàng hóa và là chứng minh cho quyền sở hữu của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Bill of lading còn có thể được sử dụng như một văn bản để xác định điều kiện giao hàng; và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình vận chuyển.

Certificate of Origin (Chứng Nhận Xuất Xứ):

• Chứng nhận xuất xứ là tài liệu chứng nhận nơi sản xuất; hoặc xuất xứ của hàng hóa. cung cấp thông tin về quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất hoặc chế tạo. Chứng nhận này thường được yêu cầu để áp dụng các ưu đãi thuế hoặc phí trong quá trình nhập khẩu; và đôi khi cần thiết để chứng minh tính chất đặc biệt hoặc xuất xứ của hàng hóa.
• Nó là cần thiết để xác định các ưu đãi thuế và phí nhập khẩu dành cho hàng hóa từ một số quốc gia hoặc khu vực.

Insurance Certificate (Chứng Nhận Bảo Hiểm):

Chứng nhận bảo hiểm xác nhận việc bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Nó cung cấp thông tin về loại bảo hiểm; phạm vi bảo hiểm, và các điều khoản liên quan đến bảo hiểm. Chứng nhận này là quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được bảo hiểm đầy đủ; và có thể được bồi thường trong trường hợp xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển.

Certificate of Inspection (Chứng Nhận Kiểm Tra):

Chứng nhận kiểm tra là tài liệu chứng nhận việc hàng hóa đã được kiểm tra; và đạt các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn. Nó thường được yêu cầu bởi bên mua để đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng; và an toàn yêu cầu trong hợp đồng mua bán.

Customs Declaration (Tờ Khai Hải Quan):

• Tờ khai hải quan là tài liệu quan trọng cho việc khai báo thông tin về hàng hóa; được nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
• Nó chứa thông tin chi tiết về mô tả hàng hóa; giá trị, số lượng và các thông tin quan trọng khác cần thiết; cho việc xác định thuế và phí hải quan.

Chứng từ bắt buộc khác 

Ngoài những chứng từ nêu trên; thì khi làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu bạn cũng có thể cần phải chuẩn bị bao gồm: 

• Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu (nếu có) 
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality) 
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis) 
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) 
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) 
• Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet) 

Như vậy; trong bài viết trên Vietaviation đã tổng hợp tất cả chứng từ có thể có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

☎ Hotline: 0842001900 – 0908.315.806

📍 Văn Phòng: 51B Hồng Hà, phường 2, quận Tân Bình, TP HCM

📫  Email:  booking@vietaircargo.asia

🌐 Trang web: www.vietaircargo.asia

Xem thêm các bài viết liên quan >>>>>

Dịch vụ chuyển phát nhanh đi Trung Quốc tiết kiệm của VietAviation

Ưu điểm khi vận chuyển hàng hóa Việt Nam – Trung Quốc qua đường bộ

Dịch vụ chuyển hàng hóa từ TP.HCM đi Trung Quốc uy tín năm 2023

Những lưu ý khi vận chuyển hàng hóa đi Trung Quốc